Estrategia de contenido en sitios Usach

Los capítulos siguientes examinan  los elementos generales para medir la calidad del contenido, comprender el comportamiento de los usuarios, detallar y colaborar con las etapas en la creación del contenido, especificar en la escritura web, definir una guía de estilo y sondear los errores más comunes hallados en nuestros sitios.    

Reflexionar sobre a “quién” le interesará lo que publicamos y el “cómo” lo hacemos será parte de esta Estrategia de Contenido, que busca mejorar la creación de contenidos en base a la necesidad de nuestros usuarios, y así fortalecer los objetivos de nuestros sitios con un contenido útil y de calidad.

Esta guía web sobre el contenido es una herramienta que se construye con el fin de apoyar a los administradores y equipos editoriales de los sitios relacionados a la Universidad de Santiago de Chile. Fue desarrollado por SEGIC y certificada por la Dirección de Comunicación Estratégica. Cualquier alcance que sirva para mejorar esta información será recibido a través del formulario de contacto.

Creado por Fabián Valdés Aedo
Periodista - documentalista

1. Reflexionar sobre el contenido

Cuando en la Universidad se tomó la decisión de actualizar su antiguo portal, probablemente muchos imaginaron que tendría que hacerse un sitio con una vista más fresca y ordenada, actualizar los programas e incluir nuevos atributos tecnológicos. Pero cuando se toma la decisión de reestructurar, necesariamente se plantean nuevos objetivos y metas, a la vez que se evalúa lo realizado hasta el momento.

Entonces no sólo era necesario un nuevo diseño y tecnología, también debía evaluarse el contenido que entre todos habíamos construido para nuestros visitantes.

Breve experiencia del contenido en el portal de la Universidad

El primer paso fue crear un diseño y una arquitectura de la información que facilitaran la navegación del usuario. Se ordenó la presentación de los contenidos y se determinaron distintos perfiles de uso.

El segundo desafío  fue conocer al visitante del portal y determinar sus características. Con ayuda de distintas herramientas como google analytics, test de usabilidad y cuestionarios, se analizaron sus preferencias de navegación, las evaluaciones que hacían del contenido, sus percepciones y expectativas.

Por último, se evaluó el contenido, elemento por el cual el usuario finalmente ingresa al sitio. El contenido puede añadirse en todas sus formas: escritura, fotografías, videos, banners, etc. Y justamente esta multiplicidad de formatos y la posibilidad de subirlos sin restricción, puede dar paso a su acumulación descuidada. Era necesario entonces reevaluar lo que hasta ese momento se había creado, replanteárselo y determinar qué objetivos debía cumplir desde ahora.

No servía concluir que la finalidad era sólo informar. Se necesitaba elaborar un mensaje por cada tipo de contenido, reuniendo elementos básicos para una información que está centrada en el usuario y que le sea útil. Además, había que identificar específicamente a quién iba dirigido, proponiendo un estilo de escritura pensado en los perfiles, describiendo los beneficios y aclarando las dudas de los diversos visitantes. Para comprender las dimensiones del nuevo portal de la universidad se plantearon esas reflexiones a fin de dirigirse a la comunidad Universitaria y al visitante externo.

El trabajo estaba en conocer qué se escribe y para quiénEs momento entonces que cada uno de los portales se plantee el contenido. Este será un terreno donde los administradores y equipos de edición de cada sitio asuman el desafío de reflexionar y reestructurar el diseño de contenido al que acceden sus usuarios.

2. El visitante que ingresa a nuestro contenido

Una de las preocupaciones centrales que deberíamos tener con nuestros sitios es entregar a cada visitante la información que es relevante para él, y que sea de calidad.

Y es importante porque si no lo hacemos, nuestros visitantes simplemente no nos darán tiempo para enmendar nuestros errores.

Juan Carlos Camus en su libro Tienes 5 segundos nos indica que “el usuario no le dará tiempo al creador de los contenidos para hacer grandes despliegues de información… Un lapso tan corto como cinco segundos se ha constituido en el límite actual para definir si los contenidos son adecuados respecto de lo que se busca dentro de una página web.”

Dos perspectivas nos ayudarán a prevenir el abandono. Primero necesitamos conocer al usuario, sus necesidades, objetivos, emociones, su contexto y marcos cognitivos, a la vez que revisamos si el contenido de nuestro sitio está centrado en los usuarios.

A continuación se examinarán de manera general las características más importantes de los visitantes que ingresan a los sitios relacionados a la Universidad, y algunas cualidades indispensables a considerar sobre el contenido de los sitios.

a. Nuestro visitante

En Internet existen muchas propuestas para aplicar un buen Diseño de Experiencia de Usuario, con estrategias para mejorar la calidad y usabilidad del contenido.

Pero hay que tener claro que al final el usuario solo echará un vistazo a nuestras páginas, mirará parte del texto, hará clic en un vínculo que le parezca interesante o que se parezca a lo que está buscando, siempre y cuando hayamos trabajado en nuestro contenido.

Por ejemplo, un estudiante que ingresa a una página de becas y beneficios difícilmente la leerá si el contenido que presentamos es una lista extensa y densa de información. Posiblemente lea sólo algunos de los nombres de las becas que llamen su atención.

Para un diseño de experiencia existen herramientas como cuestionarios, entrevistas, test de usabilidad entre otros, que permiten comprender al usuario en su globalidad. Se intentan interpretar los factores físicos, emocionales y sociales del usuario, conocer su perfil cognitivo, su ambiente y sus emociones al momento de navegar, incluso hasta el punto de crear personajes que representen a un visitante común.

Algunos de estos estudios se realizaron en la Universidad para complementar la información al momento del desarrollo web. Si bien cada institución presenta su propia complejidad, les puede ser de utilidad conocer algunas conclusiones de las pruebas de usabilidad y diseño de experiencia de las dinámicas de los estudiantes.

Enlaces relacionados

  • "La forma F, patrón de lectura del contenido web" Estudio sobre el seguimiento de ojo para mostrar que los usuarios a menudo leen las páginas web en un "patrón en forma de F" identificando lo más importante en las primeras líneas, y después escanear las primeras palabras del costado izquierdo.

b. Nuestro contenido

Pasa lo mismo en todos los sitios web: nadie los lee.

“No leemos las páginas, las hojeamos” escribe Steve Krug, en su libro No me hagas pensar (2006).  Indica que “las personas tienden a invertir poco tiempo en leer la mayoría de las páginas web. Por el contrario, las hojeamos rápidamente (o las leemos muy por encima) en busca de palabras o frases que capten la atención de nuestra vista”

Pero, ¿por qué deberíamos mejorar nuestro contenido si la información ya existe y está publicada? La razón es sencilla: si los visitantes no ingresan o nos abandonan en menos de cinco segundos porque el contenido que les ofrecimos era deficiente, el proyecto web habrá fracasado.

Un análisis preliminar sobre el usuario permitió darnos cuenta que los estudiantes son los mayores visitantes de los sitios de la Universidad. Son un público cautivo, lo que no significa que ingresan al portal porque les agrade o tengan una experiencia conforme a sus expectativas. Lo hacen porque encuentran informaciones precisas y acabadas. Las páginas más visitadas eran aquellas que ofrecían un servicio en línea, o informaciones sobre inicio de fechas para algún acontecimiento.

Volvamos al ejemplo anterior sobre la página de becas y beneficios. Si la página incluyera todas las becas de la Universidad, más todas sus características como descripción, requisitos, postulaciones, etc., tendríamos algo cercano a un pergamino. En cambio, si ordenamos el contenido jerarquizando lo importante al comienzo, con resúmenes y atajos para que en tan sólo cinco segundos el visitante sepa qué es lo que hay de relevante en esa página para él, el usuario posiblemente encuentre lo que estaba buscando.  

¿Y eso es todo? ¿Basta sólo con ordenar nuestro contenido? No.

Dentro de los sitios relacionados a la Universidad podremos apreciar la práctica habitual de publicar contenidos que se asemejan más a un informe institucional que a una página que da respuestas a los visitantes.

La primera ley del experto en usabilidad Steve Krug es “no me hagas pensar”. Esto significa que tanto los diseñadores como arquitectos de la información deberán hacer un esfuerzo por desarrollar un sitio que sea obvio, evidente, claro y fácil de entender para el usuario. Pero también significa un esfuerzo desde los creadores del contenido para entregar respuestas a los visitantes, sin incurrir en textos que se convertirán en relleno y que probablemente dejarán de leerse en la primera línea.

Por ejemplo, en los sitios web orientados al público externo, un error común es publicar notas dirigidas al personal y documentos que resumen el funcionamiento de la institución (a veces incluso en los mismos formatos y lenguaje en que fueron recibidos, como memorándums o decretos). Un sitio web que se habla a sí mismo, que incluye declaraciones propias de la cultura organizacional, es un sitio que no dialoga con los usuarios y no crea un contenido centrado en ellos.

Ahora es momento de analizar nuestro contenido y hacerlo en función a los intereses del visitante.

3. Objetivos de un sitio web para crear el contenido

¿Cuál es el objetivo del sitio?, ¿a quién se dirige? y ¿qué  espera conseguir? son parte de las preguntas fundamentales no sólo para quienes están en la formulación de un nuevo proyecto web, sino también para quienes comienzan la etapa de reestructuración de un sitio anterior.

Todas las unidades académicas podrían optar por un proceso de revisión de su contenido a fin de reconocer lo que tienen y lo que les falte crear. Pero antes de hacerlo necesitarán de una definición renovada del objetivo y público al que aspiran.

Este trabajo que parecería innecesario cuando nuestro sitio está activo, tiene sólo una gran finalidad que es mejorar nuestro contenido ofrecido a los visitantes. Dickson Fong, diseñador de Experiencia de Usuario, indica que una “gran experiencia de usuario es el resultado de establecer objetivos concretos que satisfagan tanto los objetivos del usuario y los objetivos de negocio. Por desgracia, he visto muchos equipos poner en marcha un proyecto con nada más que un objetivo de vamos a crear un gran UX! (Experiencia de Usuario)".

El objetivo es por cada página de su sitio

Cada unidad tiene sus propias características que predominan. Algunas abordan informaciones de asuntos legales, otras sobre programas académicos y también las que examinan distintos beneficios. Pero todos asumen una prestación de servicio y desarrollan un sitio web para informar a sus usuarios.   

Cada página de contenido debe asumir un objetivo específico. Se puede elaborar una idea general de lo que se espera del sitio, pero el objetivo de un contenido preciso debe profundizar en cuál será el mensaje principal y secundario, a quién se dirige, las características y beneficios.

Tener un objetivo muy amplio como “informar sobre un servicio” puede ser una premisa vaga. Profundizar más en “informar sobre el servicio que la institución brinda y los beneficios”, se acerca a lo que el contenido podrá ofrecer. Pero aún debe determinarse a quién beneficiará.

Tomemos como ejemplo un sitio que debe ofrecer un servicio de salud. Una de sus páginas de contenido deberá informar a un estudiante sobre las características y garantías de alguna cirugía. Un estudiante podrá conocer información específica de un tratamiento, comprendiendo sus beneficios y cómo el contenido se relaciona con lo que buscaba: prevención, mitigación del dolor, los costos de la intervención, la importancia del tratamiento, etc.

Para completar ese objetivo específico, antes fue necesario comprender qué necesitaba el estudiante. La redacción final del contenido será útil y centrado en el usuario una vez que logremos conocer a nuestro visitante: sus necesidades y motivaciones para entrar a nuestros sitios. Si aún no se puede determinar esas necesidades, significa que hay otros elementos aparte del contenido en los que deberemos trabajar.

Enlaces relacionados

  • "Técnica SMART: Estrategia de experiencia de usuario" Artículo escrito por Dickson Fong sobre su experiencia en “la creación de conciencia y comprensión sobre los objetivos de alto nivel”. Describe un método llamado SMART, cuya aplicación resultó en la creación de contenido y características al servicio de los usuarios y a  los objetivos de negocio.
4. Siete evaluaciones para el contenido

El contenido es finalmente lo que busca el visitante. De muy poco servirá el trabajo de diseño y tecnología si el usuario no accede al sitio porque no encuentra lo que necesita. Y el responsable de gestionar ese contenido será el equipo editor o el administrador.

Debe considerarse al contenido como el ingrediente indispensable de una receta. Los lectores ingresan al sitio con objetivos y necesidades que el equipo editor debe conocer, por que si no encuentran lo que buscan se irán sin leer nada, sin importar el esfuerzo que hayan puesto en la creación del sitio.

A continuación se resumirán siete apreciaciones para tener en cuenta al momento de evaluar y crear el contenido de su portal. Estas indicaciones han sido redactadas a partir  en los principios básicos del libro “Los elementos de la Estrategia del Contenido” de Erin Kissane.

Enlaces relacionados

  • “Hacia la calidad del contenido” Es un artículo que propone una lista de verificación de calidad de contenido en distintas dimensiones: utilidad y relevancia; claridad y precisión; influencia y compromiso; integridad; voz y estilo; usabilidad y encontrabilidad. Además, se examina en la importancia de la calidad del contenido.
  • “Pruebas de contenido” artículo que invita a  poner a prueba el contenido para verificar si es apropiado para los usuarios. Expone distintas herramientas con las que puede contar un equipo editorial.
  • “11 Consejos rápidos para el contenido más usable” es un artículo que entrega consejos para asegurarse que los lectores están recibiendo una buena experiencia de su sitio.

a. Contenido apropiado

El contenido, primero, debe satisfacer los objetivos del usuario considerando sus necesidades y contexto. Y segundo, debe corresponder a los objetivos que los creadores del sitio se hayan propuesto. Esto también implica reconocer las capacidades que tiene el equipo editor para crear y mantener el contenido acorde a sus planes institucionales, comprendiendo los esfuerzos que necesitan para la administración.

En definitiva, un contenido apropiado es el esfuerzo editorial por crear un contenido acorde a los objetivo de la institución, pero que no perjudique a los lectores. Si ellos no visitan el sitio o las páginas, perjudica los intereses de la institución.

b. Contenido útil

Es primordial reconocer qué se espera lograr con el contenido expuesto. Un objetivo vago, como por ejemplo “informar”, implicará desconocer otros elementos que deben precisarse como a quién se dirige la información y cuáles son sus necesidades, qué se ofrece cuáles son los beneficios para los usuarios. En otras palabras, se evalúa si los objetivos propuestos por el contenido son cumplidos: llevar un mensaje claro y específico al lector, siéndole de utilidad.

c. Contenido centrado en el usuario

Intentar conocer la subjetividad del visitante y comprender su manera de pensar permitirá crear un contenido centrado en el usuario. Puede ser ventajoso un estudio de experiencia o un análisis de datos de navegación para comprender a los visitantes.

El contenido no es para ser leído y aceptado por los mismos creadores (la Institución), debe ser generada para el visitante. No se debe exponer un contenido absorto en sí mismo, que hable desde la Institución para la Institución, exponiendo informes y declaraciones internas, ocupando una jerga e ideas comunes alejadas a los usuarios.

El contenido debe estar dirigido para el visitante, comprendiéndolo. De lo contrario, se puede convertir en una página de declaraciones y fotografías para los integrantes de la misma Institución. Un portal de uso interno.

d. Contenido claro

Un buen contenido es el resultado de la claridad que hubo en todos los factores para su creación. Un equipo o administrador que está por detrás, armonizando con una organización que hace fácil la creación de sus contenidos.

Como no existe un sólo escritor, editor o especialista para producir y revisar el contenido, en los siguientes capítulos de esta Guía Web se examinará el uso de herramientas que puedan asesorar a los creadores a producir contenidos claros y útiles (ver Plantillas de Contenido).

e. Contenido consistente

El sitio debe facilitar a los visitantes la comprensión de lo que leen.

Cada página posee uno o más tipos de visitantes con cualidades propias. Por eso debe existir una coherencia entre todos los contenidos dirigidos a un cierto perfil. Por esa razón, es posible que surja la necesidad de estandarizar un estilo para tener una consistencia en el lenguaje, en sus actos de habla, facilitando la lectura a los usuarios y entregando respuestas.

En los siguientes capítulos se examinará la implementación de una Guía de Estilo que ayude a la creación de contenido determinando el tono, la voz y las características del lenguaje. Una información quizás influya de manera distinta si está dirigido a un estudiante, un académico o a un usuario general. Es bueno canalizar un mensaje consistente (coherente) a un usuario. Al contrario, ser permisivo con distintos tipos de estilos pueden romper los principios de coherencia.

f. Contenido conciso

Básicamente, deberemos omitir lo innecesario, evaluar las páginas extensas, jergas técnicas, listas de características y enumeraciones interminables.

Grandes cantidades de contenido no indican una buena práctica. Un texto sobre Estrategia de Contenido escrito por Erin Kissane indica que algunas organizaciones "aman publicar grandes cantidades de contenido, tal vez porque creen que la tener un organigrama, una declaración de misión, visión, valores y un inspirador video corporativo validará retrospectivamente las horas y tiempo dedicados a la producción de ese contenido".

Esta idea habla de la ilusión que entrega la web de poder publicar todo, infinitamente, sin poner restricciones. De esta manera se puede caer en muchos contratiempos: por un lado, es más difícil buscar el contenido para el visitante, por el otro, el mismo equipo o administrador debe dispersar los esfuerzos, disminuyendo la calidad de los contenidos.  

Esta evaluación requiere la edición de algunos textos o su eliminación. Un sitio se beneficia de una buena administración del ciclo de vida del contenido. y debe considerarse como un armario con páginas ordenadas y limitadas, con facilidad de encontrar el contenido, y con la premisa de publicar lo que los usuarios realmente necesitan y no todo lo que se puede publicar.

Además, en los otros capítulos de esta Guía Web también se examinará las herramientas que el administrador de un sitio puede utilizar para descubrir un contenido innecesario.

g. Contenido compatible con un plan de apoyo

El contenido debe ser compatible con un plan de apoyo. Un texto debe ser actualizado cuando existe una nueva información, pero debe ser eliminado una vez que no es útil. Un plan de apoyo ayuda para comprender el ciclo de vida del contenido, y determina los pasos que hay que considerar en cada etapa.

Tanto cuidado es para proteger al sitio de la acumulación de basura web. Los contenidos también son sensibles al paso del tiempo.

Con el gestionador de contenidos Drupal es posible administrar todas las creaciones que un equipo editorial realice. Pero esta herramienta es inútil si no existe una persona que decida dónde publicar, cuándo hacerlo y cómo usar un plan de apoyo.

Será en los siguientes capítulos de esta Guía donde se expondrá algunas maneras de atender la creación de contenido y su administración.

5. Creación del Contenido

En los capítulos anteriores se examinaron las formas para evaluar un buen contenido y el considerar las necesidades del usuario antes de publicar. Ahora es momento de comprender las distintas etapas en el proceso de creación del contenido y su administración.

A algunos les parecerá que basta con redactar y publicar una página para completar el ciclo de creación del contenido. El sitio se comienza a llenar de información y se crea la sensación de estar actualizando adecuadamente las páginas. Sin embrago, en esta sección de se examinará un camino metódico y sistemático que podría beneficiar a las unidades que no cuenten con un plan de gestión de contenidos.      

Una forma sencilla y completa para la creación del contenido es tener una metodología base que se divida en distintas etapas como la evaluación, planificación y flujo de trabajo.

Estas etapas son un ejercicio básico que nos permitirá administrar el contenido a través de su ciclo de vida, proceso que contempla la recolección de las informaciones, la redacción y edición y, finalmente, la mantención de los contenidos que tenemos y los que nos falta por crear.

Enlaces relacionados

  • “Tienes 5 segundos” es un libro escrito por Juan Carlos Camus, periodista y co-autor de las dos ediciones de la Guía para el Desarrollo de Sitios Web del Gobierno de Chile. El libro trata sobre la gestión del contenido desde la creación de contenidos digitales; la manera de organizarlos para ser presentados mediante sitios web; la usabilidad que facilita el acceso a ellos y, finalmente, la experiencia que vive el usuario que los visita y utiliza. El libro puede ser descargado gratuitamente en formato PDF y cuenta con licencia Creative Commons.

 

  • a. Evaluar

    Para empezar, lo recomendable es una auditoría del contenido del sitio. Esto es especialmente útil cuando se planea la migración del contenido a un nuevo sitio, o cuando se hace un inventario de los contenidos que se tienen.

    Si bien requiere una gran cuota de paciencia, será útil para determinar cuánto contenido se alberga en el sitio, su calidad y las posibles determinaciones de modificarlo o eliminarlo.

    La auditoría es útil para determinar qué tipo de contenido tenemos. Muchos sitios relacionados con la universidad contienen una densa descripción de la organización y el quehacer de la institución, idéntico al que se expone en un informe corporativo. Pero en el mismo sitio también conviven noticias, informaciones de servicio, anuncios, actividades, documentos y más. Una buena auditoría podría identificar entonces las deficiencias que puedan tener algunas de nuestras páginas.

    Una mirada analítica sobre el sitio será determinante para reconocer las falencias. No existe una regla general. Dependerá siempre en gran medida de la autocrítica.  Incluso con distintas herramientas de medición, sea el tráfico de visitantes e una prueba de usabilidad, entregarán datos interpretables según las características del sitio.

    Inventario y auditoría de contenido

    Es probable que muchas veces se haya ingresado un contenido cuya vida útil correspondía a un periodo con fecha de término y nunca fueron eliminados. Estas páginas se van acumulando y muchas veces son un tropiezo para los usuarios que llegan a esas informaciones a través de los buscadores.

    El inventario será el proceso de crear una tabla que incluya el nombre de la página, la URL, el tipo de contenido y quién es el responsable de su creación.

    Una vez terminado el inventario, es decir, después de haber creado un mapa detallado del todo el contenido alojado en el sitio, es momento de auditarlo cualitativamente para evaluar su calidad.

    Este trabajo de evaluación implica entonces someter al contenido bajo la mirada de calidad para reconocer si es útil, apropiado, conciso y esté centrado en el usuario. Y además deberá tener siempre presente cuáles son las características y necesidades de su visitante.

    Al revisar cada página podrá determinarse si es necesario mantener, modificar o añadir nuevo contenido.

    Páginas relacionadas

  • b. Planificar

    La evaluación nos permitirá conocer cuáles son los contenidos que deben crearse, modificarse o eliminarse. La planificación ayudará a crear una estructura para el desarrollo del contenido.

    Hay que tener plena seguridad que una correcta directriz de acción podrá sistematizar la administración del sitio, permitiendo una coherencia entre los contenidos, reduciendo los esfuerzos y aumentando la su calidad final.

    Equipo editorial en la administración de un sitio

    Quizás el punto de partida de un sitio es definir los objetivos y metas a alcanzar, porque de ello dependerán de los esfuerzos y recursos humanos que tendremos que destinar para lograrlo. La formación de un equipo editorial o la asignación de un administrador del contenido dependerán justamente de esos objetivos que se haya planteado el proyecto web.

    Mientras algunos desean actualizar con noticias relacionadas a una actividad, otro sitio estará informando a la comunidad universitaria sobre servicios internos, pero a lo menos una persona deberá estar encargándose de la administración del contenido.

    Es importante considerar el recurso humano que necesita la administración del contenido. Si una institución ha tomado la determinación de tener un sitio no bastará con su desarrollo y posterior ingreso de información.

    Las ventajas de operar con un equipo editorial o al menos un administrador dedicado al sitio, será lograr una correcta conexión con su visitante y que las páginas creadas no sean un esfuerzo infructuoso al no tener un contenido útil.    

    Calendario editorial

    Un elemento útil que debería considerarse para la planificación del contenido es un calendario editorial. Esto será útil para aquellos sitios que generan información de manera constante. Se debe guiar un proceso que sistematice los pasos de recolección, creación, edición, publicación y mantención del contenido, fijando días específicos. Si una entidad cuenta con la disposición de más de un redactor, será eficaz contar con este calendario para conocer las actividades que deben cubrirse, o las informaciones que deberán elaborarse en la semana.

    Enlaces relacionados

  • c. Ejecutar

    En esta etapa se concretarán las evaluaciones y planificaciones sobre el contenido. Significa que los esfuerzos deben centrarse en el ciclo de vida del contenido que incluye, de manera general, la recolección de datos, la redacción, la publicación y la administración del contenido. Para hacerlo, necesitaremos alguna metodología que nos permita agilizar nuestro flujo de trabajo.

    El flujo de trabajo de un administrador o equipo editorial considera las fases del ciclo de vida de un contenido, desde que se crea hasta su mantención. Una correcta sistematización del trabajo podría favorecer en la creación del contenido

    Cómo solventar la creación de contenido

    Según Erin Kissane existen tres formas de sustentar la creación del contenido. Y cada uno posee sus ventajas y desventajas.

    Una forma pasa por la creación a través de los expertos relacionados directamente con la fuente de información. Es una voz autorizada, con pleno dominio del tema que debe publicarse. Conocen la materia y tienen la experiencia plena sobre la organización, pero que por su falta de proximidad con la redacción web pueden caer en un desarrollo de contenido más cercano a un informe técnico que un texto para el sitio, impidiendo trasmitir el conocimiento adecuadamente a la audiencia. Además, por su misma responsabilidad en otras áreas suelen estar ocupados para dedicarse a la gestión del contenido.

    Otra manera es que exista un encargado, el administrador, con posibilidad de contar con un equipo editorial. Este podrá organizar el trabajo para recolectar, crear, publicar y mantener el sitio. Ellos están cien por ciento dedicados a la administración del sitio y el contenido, pero necesitan contar con canales de comunicación interno adecuados. Ellos son los canalizadores del conocimiento de los expertos o de las informaciones de la organización, y para eso deben implementase con una planificación adecuada. No basta con recibir una información y copiarla al portal, porque incluso por su naturaleza es posible que aquel contenido no esté dirigido adecuadamente a la audiencia a la que se dirige el portal.

    Una última manera de sustentar la creación del contenido es replicar información de otros sitios. Una cuidadosa selección de otros contenidos de portales agiliza la información adecuada para los objetivos de la organización. Los riesgos son que el portal sólo se mantenga de otras actualizaciones, y se publiquen sin contar con un filtro. Filtro que sólo se puede determinar con los objetivos que se quiere del portal y tener la claridad de quiénes lo visitan.

    Como lo hemos visto con anterioridad, se recomienda que los sitios relacionados a la Universidad tengan por lo menos un administrador que sea un puente entre los expertos y el contenido que se creará.

    1° fase del flujo de trabajo: Recolección de datos

    En la primera fase del flujo de trabajo está la recolección de datos o el abastecimiento.

    Una planificación debe considerar los métodos por los cuales se recolectan los datos. En la cultura organizacional de la Universidad, gran parte de las informaciones son internas. Desde los  portales de Vicerrectorías hasta los sitios de actividades, entregan aquellas informaciones que les son propias, que se generan desde su interior. En ellos, los mecanismos de  recolección ayudan a reunir la información procedente de los expertos en la materia.

    Un plan de abastecimiento puede contar con Plantillas de Contenido que ayuden a recolectar la información, para que luego el redactor pueda crear el contenido. Si no fuesen útiles, deberá plantearse la mejor manera de producir el contenido.

    Por ejemplo, si existe una nueva información que un departamento ha publicado en un formato PDF, el administrador o equipo editorial deberá depurar el contenido y seleccionar qué información es relevante de informar en el sitio. No todo el documento, con evidentes características de un informe corporativo, será útil para los usuarios. Conociendo el perfil del público a quien se dirige, un redactor puede sintetizar la información y orientarlo con un lenguaje centrado en su público visitante.

    2° fase del flujo de trabajo: Redacción

    ¿Quiénes serán los redactores de los contenidos? Los expertos podrán ser una fuente relevante que incluso pueden redactar. También existen los encargados de crear los informes corporativos, textos que muchas veces son copiados al portal sin siquiera editarlos. Están las actualizaciones  de noticia y también los contenidos administrativos. Lo imperante es poder gestionar todo ese contenido. No basta con que un administrador reciba un texto con la misión de publicarlo sin ser revisado por él o un equipo editorial. Cualquiera sea la institución, debe empoderar al administrador o equipo de gestionar el portal, porque ellos serán en definitiva los que obrarán para que el resultado y objetivo del sitio se cumpla.

    La planificación no puede ser entonces recibir información y publicar. Al contrario, después de recolectar cada informe, documento, mensaje que quiera introducirse deberá ser editado por un encargado en contenido. Es bueno que exista este filtro en edición web. La escritura en Internet también responde a un ideal, y serán los encargados del sitio los que velen por un contenido de calidad.

    3° fase del flujo de trabajo: Publicar y administrar

    Luego de implementar un sencillo proceso de edición, respaldado por la evaluación de un buen contenido descrito con anterioridad, será el momento de publicar. El proceso es sencillo: insertar el texto y las imágenes. Con un adecuado título que sintetice la idea principal ya se puede dar por finalizada esta etapa.

    Lo que finalmente queda es la mantención del portal. Esto es agregar nuevos contenidos y  continuar con un plan de revisión. Quizás muchos textos estén alojados en páginas permanentes. Pero la información en algún momento necesitará una actualización y deberá evaluarse su eliminación o modificación.

    Una página que incluya una actividad en una fecha específica, es posible que expire. Si no se toma en consideración que ese tipo de contenido debe eliminarse, es porque no se ha asumido aún la importancia de administrar el contenido del sitio.

    El contenido debe ser cuidado. Al final, ese es el elemento principal del portal para cumplir con los objetivos de la institución. No debe dejar que se acumule cuando caduque, ni descuidarlo cuando no es útil.

    6. Escritura web

    Para la creación del contenido es fundamental entregar elementos que den respuestas a los usuarios, no complicarlos. Un visitante busca un contenido específico y es la escritura la que debe garantizar la claridad para entregarlo.

    En promedio un usuario lee alrededor del 20 por ciento del contenido, y su mayor atención visual se concentra en el primer párrafo de un texto para luego escanear de forma vertical las palabras que llamen su atención. 

    Frases directas y párrafos cortos son más fáciles de leer por el usuario.

    Como un escaneo indaga sobre palabras claves y frases directas que llamen el interés del visitante, la idea principal debe permanecer en la primera línea del párrafo, y las ideas secundarias no deben desarrollarse en grandilocuencia.

    El usuario no leerá como lo hace con una página impresa. Además, las páginas de internet se acercan más a lo audiovisual, donde conviven el contenido escrito, diseños, fotografías, audios y videos.

    Determinar un mensaje central ayudará a reducir su contenido y a conseguir un equilibrio con los párrafos. En muchos casos hay páginas que sólo se componen de uno sólo, y otras crean verdaderos lienzos. Si quedan ideas por profundizar se puede integrar un hipertexto para el que desea adentrarse más en el contenido.

     

    Enlaces relacionados

    • “¡Sea conciso!” artículo de Jakob Nielsen que resume tres principales directrices para escribir para la Web: el contenido debe ser conciso, escaneable y ocupar hipertexto.
    • “Cómo se lee en la web” es un artículo de Jakob Nielsen que da un ejemplo de un texto que al mejorar su escaneabilidad también aumento su facilidad de uso al momento de ser leída.
    • “Estilo de escritura para la impresión versus la web” es un artículo de Jakob Nielsen que a través de un ejemplo explora las diferencias de la web y lo impreso: “en la Web premia a una cobertura completa que es más específica que el contenido de impresión”.
    • *Sugerencias para la creación de contenidos

      • Utilice un sólo mensaje principal por contenido y desarrollarlo en párrafos breves.
      • Oraciones simples.
      • Párrafos breves (cuatro líneas),
      • La idea principal en la primera frase u oración.
      • El lenguaje no debe incurrir en tecnicismos.
      • No utilizar oraciones extensas, sólo indicar lo necesario para que la idea principal se comprenda.
      • Ocupar palabras claves, tanto en los titulares como en las primeras líneas de las oraciones.
      • Para Nielsen un texto escaneable debe usar

      • Resaltar palabras claves.
      • Subtítulos significativos.
      • Listas con viñetas.
      • Una idea por párrafo.
      • El estilo de pirámide invertida.
      • La mitad del número de palabras (o menos) que la escritura convencional.
      •  
    • a. Texto breve

      “Si es breve, es más probable que se use” son las palabras que Steve Krug utiliza para referirse a su libro No me hagas pensar.

      En el capítulo Nuestro contenido de esta Guía Web se incluye un enlace que expone sobre el porcentaje de lectura de los usuarios. Cuando ingresamos a un sitio disminuimos exponencialmente nuestra atención en el contenido si es que la página que tenemos delante de nosotros supera las 200 palabras.

      Por esta misma razón la tercera norma de usabilidad de Steve Krug indica que debemos omitir las palabras innecesarias. “La escritura vigorosa es concisa. Una frase no debe tener palabras innecesarias y un párrafo debe omitir las frases superfluas…”.

      Jakob Nielsen indica que un largo artículo podría contener más información, pero si se toma demasiado tiempo para leer, los usuarios abandonarán el sitio web y leerán más fácil las piezas cortas en otros lugares.

      Si logramos identificar y eliminar las palabras que ocupan espacio y que no se van a leer, reduciremos el nivel de ruido visual de la página, y realzaremos el contenido verdaderamente práctico.

      Lo innecesario según Krug

      Las escrituras deseables de eliminar son los discursos innecesarios y las instrucciones.

      El discurso innecesario es el texto preliminar o introducción, que nos da la bienvenida al sitio y nos dice lo fantástico que es y nos explica lo que vamos a ver en la sección que acabamos de entrar. "Carece de información práctica y está enfocado al elogio de lo buenos que somos en lugar de definir qué nos hace tan buenos… El discurso innecesario es una pequeña charla (de contenido libre y, fundamentalmente, expansivo y afable), pero que el usuario, normalmente, carece de tiempo para leerlo: prefiere ir directamente al grano". 

      Se debe eliminar completamente toda instrucción y ponerlo todo claro, hacerlo de fácil comprensión o, al menos, lo más aproximado posible. Si las instrucciones son absolutamente necesarias, redúzcanlas a lo estrictamente esencial.

      Enlaces relacionados

     

    • b. Títulos

      En periodismo el titular es el paso determinante donde el lector se convence que la noticia le será de interés. Si el titular no convence, ni siquiera habrá un intento de lectura.

      Sobre todo en la prensa escrita, la creatividad y la síntesis es fundamental para llegar al lector. Sin embargo, en la web lo que trasciende es que el título contenga la idea general del contenido, que se entienda por sí mismo y que no necesite de un epígrafe, ni bajada como ocurre con los diarios.

      Juan Carlos Camus indica en su libro Tienes 5 segundos que “los titulares deben ser auto-explicativos, que no requieran contextos para ser entendidos, que motiven al usuario a hacer clic para saber más…”

      El título es la síntesis de la idea principal, que al ser leído en cualquier contexto indique exactamente lo mismo, sin interpretaciones. Quizás la creatividad no es el enfoque principal, porque no podemos depender de una fotografía u otro elemento que nos ayude a entender el contexto cuando nuestro título aparece en distintas listas. O como expresa Jakob Nielsen, debe escribirse en un lenguaje sencillo: no hay juegos de palabras, no hay titulares "lindos" o "inteligentes".

      Además, la extensión del título sí es importante como en cualquier redacción de medios. La síntesis es decir lo mismo, pero con menos palabras. Según Camus, la extensión de un titular debe ser de 64 caracteres para que no sean cortados en las páginas de resultados de buscadores como Google.

      Para redactar un título podremos seguir los consejos de Camus que dice que se deben escribir “oraciones que describan el contenido al que se refieren utilizando una oración que incluya sujeto y predicado; vale decir, que el título mencione al autor de la acción y luego dé a conocer la acción propiamente tal”.

      Ese fácil método que resume el quién hizo qué permitirá entregar información precisa y útil al lector para que sepa si el contenido que sigue le servirá.

      Títulos y subtítulos para un contenido breve

      Enlaces relacionados

      “Cinco características que deben cumplir los títulos en la web”  página 81 y 82 del libro Tienes 5 segundos, gestión de contenidos digitales de Juan Carlos Camus.

      “Microcontenido: Cómo escribir titulares, títulos de páginas y líneas de asuntos” artículo escrito por Jakob Nielsen sobre ejemplos y directrices para crear títulos en páginas web, listas o correo electrónico.

     

    • c. Palabras claves

      Según Steve Krug, todos nosotros como lectores en los sitios web “nos inclinamos a centrar nuestro interés en palabras y frases que parecen encajar mejor con (a) la tarea que tenemos entre manos, (b) nuestros intereses personales del momento en curso o (c) las palabras que nos causan una reacción repentina.

      De tal forma, la elección precisa de palabras claves será determinante para el escaneo que hace un visitante en nuestras páginas. Es fundamental que se relacione con el mensaje que se quiere transmitir, y que sea la entrada para el interés del usuario.

      No obstante, las palabras claves no deben ser usadas indiscriminadamente pues su rastreo depende justamente de su interacción con el interés del usuario. Al ocuparlas puede ayudar a indicarle dónde está lo que busca. Pero colmar con la misma pablara clave en distintas partes del texto no beneficiará el escaneo.

      Una buena cuota de palabras claves, según Juan Carlos Camus, es seleccionar las tres palabras más buscadas en relación con el tema que se está escribiendo, para luego ubicarlas en lugares estratégicos para el rastreo como el principio de un párrafo, titulares y enlaces.

     

    • d. Enlaces

      Un enlace o un hipertexto nos ayuda a relacionar otros contenidos para que el visitante pueda profundizar más en alguna información cuando le es de interés.

      Pero no basta con sólo incluir un hipervínculo. Se necesita redactar adecuadamente la frase que irá referenciada.

      Steve Krug en su libro "No me hagas pensar" indica que nuestros esfuerzos como creadores del contenido será siempre en redactar lo evidente, no hacer pensar al visitante. Por tanto la referencia a un enlace debe ser preciso, porque un “usuario nunca debería emplear una milésima de segundos en pensar en cosas como si se puede o no hacer clic en esto o aquello”.

      Para Jakob Nielsen un enlace debe explicar en las dos primeras palabras o los primeros 11 caracteres de qué trata el enlace, porque eso es lo que escanea el usuario al momento de mirar una página.

      Por esa razón hay que prestar atención al momento de redactar un enlace. No debe extenderse en una explicación de lo que verá como por ejemplo indicar: si desea más información sobre cómo crear un enlace usted puede hacer clic aquí.

      Los usuarios comprenden cuando existe un hipervínculo tanto por las convenciones de color como por la viñeta que cambia al momento de pasar el cursor sobre el texto. Por lo tanto, nosotros debemos sólo ser breves y, como indica Nielsen, permitiendo a los usuarios a predecir con seguridad lo que obtendrán si hacen clic.

      Enlaces relacionados

      “Las primeras 2 palabras: una señal para el escaneo del ojo” artículo de Jakob Nielsen sobre cómo las personas entienden los enlaces en las primeras dos palabras, ilustrando con ejemplos de los buenos y malos enlaces.

     

    • e. Texto introductorio

      La introducción es un texto breve que puede orientar a los visitantes al indicarles qué encontrarán en las páginas que siguen, o para informar qué hace nuestra unidad. Pero si extiende en generalidades y no aporta nada nuevo, definitivamente no será leído.

      Steve Krug en su libro No me hagas Pensar nos dice que si no estamos seguros de saber si estamos frente a un discurso innecesario, podemos probarlo con algo infalible: "si escucha muy atentamente mientras está leyendo podrá oír una vocecita en el fondo de su cabeza que dice bla-bla-bla-bla-bla”.

      A la vez, Jakob Nielsen indica que un contenido que intenta explicar quiénes somos debería eliminar el bla-bla y cualquier estilo de escritura que se asemeje al marketing.

      Y en nuestros sitios, es fácil encontrarnos con esos textos que hablan de quiénes somos e introduciones rimbombantes cuando los usuarios, como indica Nielsen, sólo se preocupan por lograr que sus problemas sean resueltos lo más rápidamente posible para poder salir del sitio.

      Las introducciones breves pueden aumentar la usabilidad de la página  porque las personas necesitan saber a qué contenido ingresarán. Pero si sólo nos basamos en dar bienvenidas y nos explayamos en presentarnos como si estuviéramos escribiendo una carta, únicamente aportaremos al relleno de nuestros sitios.

      Si redactamos el "quienes somos" basta con describir en tres líneas qué hacemos y en un segundo párrafo resumir nuestras metas,  logros y beneficios que pueden conseguir los usuarios. Pensemos en todo momento que el visitante se estará preguntando "qué hay para mí en este texto".

      Luego podemos agregar datos claves, quizás en una lista. Y si se necesita profundizar en un tema, será momento de ocupar un hipertexto.

      Enlace relacionado

     

      7. Fotografías

      Al igual que un texto escrito, la fotografía es parte del contenido de un sitio. Entrega información y se complementa con otros elementos como infografías y videos.

      Cuando es parte de un archivo fotográfico o una galería de imágenes, la fotografía es un contenido que comunica en sí mismo. También existen portales cuyo tratamiento de contenidos pasa fundamentalmente por las imágenes, y el valor informativo del portal se traduce en la actualización constante de las fotografías.

      Donde el texto escrito es más relevante las fotografías complementan y contextualizan. Así podemos apreciar que al inicio de muchos sitios relacionados a la universidad se incluyen fotografías que potencian la imagen de la institución.

      Por eso es tan importante revisar nuestras fotografías. Si existen imágenes desactualizadas por el paso del tiempo, o de resoluciones menores a 100 pixeles quizás sea tiempo de reemplazarlas.

      También debemos seleccionar su contenido adecuadamente. No basta con capturar una imagen o seleccionar una fotografía por internet para adornar nuestro sitio. El recurso de la imagen debe ser cuidada al igual que todo el contenido del portal, seleccionando los elementos que la institución quiere resaltar y que les respondan a la necesidad del usuario.

      Debemos tener en cuenta que las imágenes genéricas no son tomadas en cuenta por los visitantes. Nuestras fotografías deben ser la reales, para que el visitante se identifique con ellas, por eso se recomienda descartar las fotografías de bancos de imágenes. Además, los visitantes se sienten atraídos por los rostros más que por imágenes genéricas.

      Según Juan Carlos Camus en su libro Tienes 5 segundos “las fotografías no constituyen un punto de entrada a las páginas, puesto que los usuarios privilegian el texto… pero la edición de las imágenes es crucial para obtener resultados ya que los usuarios sí se interesan por imágenes que sean de buen tamaño (sobre 350 pixeles de ancho) o que muestren rostros”.

      Enlaces relacionados

      • “Fotos como contenido web” es un artículo sobre resultados de pruebas de usabilidad sobre fotografías. Las personas prefieren mirar a personas reales, y no mirar las imágenes que se incorporan sólo como adornos.
        8. Guía de estilo

        A pesar que cada uno de los sitio probablemente tendrán características propias, podemos generalizar un estilo que entregue coherencia y unidad auque estemos creando un sitio de alguna unidad académica o un sitio de investigación.

        Profundizaremos entonces en una Guía de Estilo que intente entregar consistencia en el lenguaje, en sus actos de habla, en el tono  y la voz para facilitar la lectura a los usuarios.

        Enlaces relacionados

        “Al arte de vender el contenido” es un artículo que propone que, antes de crear el contenido, se tenga una guía de estilo y un equipo de personas centrados en crear un contenido en los beneficios a fin de cautivar y entregar respuestas a los usuarios.

        • a. Según usuario

          Una persona ingresa a un sitio preguntándose ¿qué hay en este portal para mí?

          Fijar el contenido en perfiles de usuarios significa adoptar un lenguaje, una voz y un tono diferenciando por grupos de usuarios que agrupan ciertos patrones en común. Esta es una de las primeras medidas que deben considerarse al momento de crear el nuevo contenido o editar el que se tiene.

          Las estrategias para determinar al tipo de usuario son amplias. Los prototipos de usuarios son estudiados para determinar características y concluir en categorías de visitante. Inclusive se adoptan personajes, creándoles una historia laboral y familiar, y que representan a un sector del público objetivo. Todos estos esfuerzos son para tener presente al usuario al momento de crear un contenido.

          El estilo debe diferenciar entre un estudiante, un profesor y otros. Desde el servicio que se le ofrece hasta la forma y el lenguaje en que se escribe, la forma del contenido puede variar según a quien se dirige.

        • b. Tono y voz

          Además de considerar un contenido centrado en el usuario, conciso y útil, debe existir un tono de voz coherente con el perfil del visitante.

          El estilo puede variar entre un estudiante regular, un usuario externo que podría ingresar a estudiar y un egresado. Lo mismo ocurre cuando un texto va dirigido a un académico.

          Para ellos deben adoptarse un estilo claro, sin un lenguaje técnico, ni engorroso, manteniendo ese estilo en todos los contenidos que se le relacionan.

          Debe evitarse la tentación de la verborrea. Lo mejor es ocupar una oración simple y directa. Indicar el sujeto y complementar con la acción. Lo imperante será siempre contestar una pregunta crucial que se hace automáticamente el usuario: "¿qué hay para mí en este contenido?" Por tanto se necesita una descripción breve del servicio que presta la institución, seguido de una propuesta de beneficios o aportes, junto a la experiencia de utilizar el servicio.

        • c. ¡Texto destacado!

          El ojo escanea y sobrevuela por el contenido buscando algún link o una palabra que le llame la atención. Las palabras claves y los subtítulos y las oraciones breves ayudan en ese rastreo. Pero también es útil resaltar el texto para colaborar en el escaneo del visitante.

          “Es adecuado utilizar negritas y cursivas para destacar ciertas palabras en los párrafos, puesto que ellas servirán como lugares en los que se fijarán los ojos de los usuarios que están haciendo un recorrido del texto… Sin embargo, se debe tener la precaución de utilizar este recurso con moderación para evitar que el exceso de este tipo de “marcas” lo hagan inútiles”, escribe Juan Carlos Camus en su libro Tienes 5 segundos.

          Títulos y subtítulos

          En los distintos CMS -Drupal en el portal oficial-, se establecen etiquetas en código Html para clasificar los encabezados. Al ocuparlos entregan un orden y coherencia con el resto de las páginas.

          El subtítulo permite fraccionar el contenido cuando se trata de un texto largo. Separa el contenido en cápsulas que el lector puede retomar fácilmente. La sensación que entrega al usuario es el descanso luego de leer un par de párrafos y la idea principal haya finalizado.

          Es una jerarquía regulada para diferenciar el título principal y subtítulos. Su disposición es en orden descendente siendo la etiqueta <H1> el más relevante. Si un escritor luego necesitara ocupar un subtítulo, comenzará con la etiqueta <H2> y así sucesivamente.

          Los subtítulos también colaboran en el rastreo visual que realiza el usuario. Al incorporar palabras claves permiten a los lectores entender de qué tratará el contenido sin obligarlo a leer toda la página. Sirve como una guía. Un ejercicio fácil para comprender si se escribieron adecuadamente los subtítulos es leerlos uno tras otro y comprender lo que el contenido quiere transmitir.

          Párrafos en mayúsculas

          Su uso debe ser criterioso. De tratarse con descuido, el resultado podría ser una exageración del mensaje. No hay que olvidar que los usos de exclamación connotan un grito.

          En más de una ocasión se publicaron en el portal de la universidad contenidos redactados completamente en mayúsculas. Sin embargo, a pesar del intento de resaltar el mensaje, todo el párrafo se escribía en mayúscula entorpeciendo la lectura.

          Si el equipo editorial decide resaltar un texto con más de un elemento como un subtítulo más letras en mayúsculas, es posible que no se hayan detenido a pensar que el contenido ya se destacaba con sólo un elemento.

          Se recomienda el uso de mayúsculas sólo cuando un estilo predefinido lo aplique automáticamente. Para destacar los mensajes o textos se sugiere implementar elementos  de encabezados, destacados, negrita o botones.

          Si la decisión del equipo editor es utilizar las mayúsculas para destacar un contenido, sea moderado, no redacte un párrafo de principio a fin en letras altas, porque más que resaltar entorpecerá la lectura, sin lograr su objetivo.

          Hipervínculo

          Es parte fundamental del texto en la web, y los usuarios se han acostumbrado a identificarlos por  características como el cambio de color y la viñeta del cursor al pasar sobre el texto resaltado.

          Su fortaleza está en relacionar contenidos, sin necesidad de crearlos nuevamente, y tampoco extenderse en una larga página de escritura. Puede profundizar sobre un tema relacionado, contextualizar e incluso aclarar con definiciones, con materias más específicas o avanzados.

          Pero así como existen ciertos códigos que las personas comprenden, también persisten prácticas redundantes.

          Por ejemplo, cuando nos estamos refiriendo a un discurso del rector sobre un caso en particular, basta con seleccionar la frase y darle una redirección. Las palabras quedarán resaltadas en azul y las personas interpretarán que ese es un hipertexto. Una redundaría recurrente es abrir un paréntesis para indicar: si usted quiere leer el discurso del rector por favor presione con el botón derecho del ratón AQUÍ, cierra el paréntesis

          Cuando el hipertexto que se quiere resaltar está fuera del cuerpo del contenido, y lo ingresará al final, se puede resaltar la frase con un destacado predeterminado, sin descuidar la síntesis del mensaje.

          Por ejemplo, en vez de indicar: Si necesita profundizar más sobre la cartelera de actividades ofrecidas por la Universidad de Santiago, simplemente puede escribir Cartelera de actividades, asignarle un URL y agregarle un destacado.

          Palabras claves

          Utilice palabras claves para facilitar el rastreo visual del contenido.

          Esta selección debe contener el mensaje principal del contenido, ubicándolos estratégicamente. Estas palabras sintetizan la información y deben ocuparse para que el usuario pueda rastrearlas, como por ejemplo en los subtítulos.

          Sin embargo, cabe recalcar que no es bueno abusar. Las personas sólo necesitan indicios para interpretar el contenido. Un texto que incluya una y otra vez una palabra clave sólo entorpecerá el rastreo.

           

          9. Plantillas de Contenido

          Las Plantillas de Contenido son herramientas que los administradores o equipo editorial de un sitio pueden utilizar para recolectar información, convirtiéndose en un primer boceto para la redacción del texto.

          Muchas veces una pantalla en blanco es una traba que los redactores deben sopesar. Se puede escribir de todo y extender hasta donde la verborrea pueda disiparse. Sin embargo, una página sin filtro difícilmente será atractiva para los visitantes, por lo que se necesitan estrategias para ordenar y resaltar la información.

          Las Plantillas de Contenido podrán ayudar a seleccionar la información y ordenarla, para luego ser editada por un redactor que le dará forma. Dada a su característica de recolección de información, la plantilla puede ser completada por cualquier miembro de la entidad que posea la información que debe transmitirse. Luego un redactor, perteneciente al equipo web, lo redactará como un contenido de calidad para su publicación.

           

          • Planillas de contenidos (EN EL SITIO QUE ESTA EN LINEA ESPECIFICA 3 CONTENIDOS, ES MEJOR ABARCAR TODO EN ESTE PUNTO?)

            Antes de comenzar a redactar una página básica deben considerarse los siguientes elementos generales.

            Audiencia Debe estar claro a quién va dirigido el contenido de la página. Incluso el perfil estudiante tiene sus diferencias, por lo que debe ser específico. Dependerá de esta reflexión la posibilidad de identificar qué necesidades presenta el usuario.
            Mensaje principal Este es el mensaje general que quiere comunicarse, aquel que desea transmitirse. Cada vez que tenga duda, usted podrá volver a este lugar y centrarse en lo que quiere informar.
            Mensaje específico a la audiencia Incluya el mensaje específico que va dirigido a su público anterior. Debe estar explícito en el contenido.
            Objetivo de la página Este es el propósito de la página. Este debe ser un objetivo acotado, incluso medible, pensando en los que espera lograr luego de haber sido leído por el público.
            Estilo y tono

            Las páginas básicas, independiente de la información agregada,  deben crearse con un estilo sencillo, frases cortas y directas. La oración es simple y la conjugación del verbo es generalmente activa. Estas páginas se enfocan en un perfil, por lo que en algunos casos es posible incluir tecnicismos.

             

            Una vez que haya precisado en los aspectos generales del contenido es momento de agrupar la información que será el primer esbozo de la página. Esta recolección lo puede hacer el administrador del sitio, el equipo encargado o un experto en la materia.

            1. Descripción del producto

            La descripción incluye los aspectos generales del servicio o producto del que desea informar. Lo principal es responder “qué es”, “de qué trata”. Cuando la información es Corporativa, también es bueno tener claro cuál es la importancia de la institución, esto no es su declaración de objetivos institucionales sino para qué existe y cuál es el aporte o compromiso que entrega a la comunidad. La descripción dependerá de lo que se quiera informar.

            En algún caso simplemente es una información de utilidad para los estudiantes como la revalidación del Tarjeta Nacional Estudiantil y en otras será la introducción de un servicio, así que, básicamente, se trata de pensar qué es lo que se informa, para quién se hace y qué beneficios o compromisos tomará esa información con el lector.
             

            • Descripción corta, unas tres oraciones o un párrafo de máximo cuatro líneas.
            • Con esta corta descripción debe poder responderse ¿qué es el servicio?, ¿quién es, en caso de una institución?, ¿para quién va dirigido esta información?, ¿a quién beneficia?, y ¿qué hará el servicio, producto o institución para cumplir ese beneficio?
            Nombre del producto o servicio:  

            Descripción (2-3 oraciones):

             

             

            2. Ventajas y características
            ¿Cómo ayudará el servicio antes descrito al lector?
            Las Ventajas están centradas en el usuario y responden a la pregunta “qué hará este servicio por mí”.
            • Por otro lado, las Características (una o más) deben indicar en cómo logrará ese servicio el beneficio indicado.
            • Realice pares de beneficio y características. Con tres pares ya dispone de información para la página.
            • Debe ser lo más específico con las ventajas que se informan para que el usuario puedan considerarlos como un aporte a sus necesidades.
            Beneficio 1 Características 1
            Beneficio 2 Características 2
            Beneficio 3 Características 3

             

            3. Información Opcional
            Dependerá del servicio y de lo que se quiere transmitir, pero si quedan informaciones que agregar se sugiere que el contenido que siga pueda contestar las preguntas “¿qué incluye?” o “¿cómo funciona?”. 
            Listas de características: útiles para enumerar otros beneficios o aportes, sin incurrir en un nuevo párrafo.  
            Tabla comparativa: para cuando se quiera comparar con otro servicio, institución, etc.  
            Destacado: Un breve texto sobre funciones y actualización que sea recientes. Puede ingresarse en una tabla.  

            Una vez terminado este proceso de recolección con la plantilla de contenido será más fácil la redacción final de la página. Con estos elementos usted podrá completar con unos tres a cinco párrafos de una página, con informaciones útiles para el usuario.

            10. ¡Errores!

            La efectividad de un sitio, al menos los que entregan un servicio de información y divulgación como los relacionados a la Universidad, se obtiene al entregar un contenido útil, conciso y centrado en el usuario.

            Es todo lo contrario a crear y publicar todo lo que se quiera, porque significaría derrochar nuestro esfuerzo en contenido que no se leerá. O, peor aún, publicar un contenido de gran importancia e interés, pero sin una estrategia que ayude a la calidad y usabilidad del contenido.

            Por eso en esta sección se profundizará en algunos vicios recurrentes en la creación de contenidos hallados en nuestros sitios, a fin de reconocerlos e influir en su mejora.

            Enlaces relacionados

             

            • a. Escribir como un informe

              En nuestros sitios quizás notemos que al leer una página suena igual que un informe anual redactado para dar cuenta de lo que la institución ha hecho durante el periodo.

              Otras veces el texto es idéntico a una resolución oficial que indica las razones de su creación, el funcionamiento y las áreas que abarca la unidad. Declaran sus objetivos, propuestas y explican sus funciones.

              Sin embargo, las páginas de nuestros sitios no existen para copiar y pegar hojas de documentos, sino para ofrecer un servicio, indicar los beneficios, informar a nuestros visitantes y decirles qué hay para ellos en esa página.

              Los informes o declaraciones son importantes en un contexto de cultura organizacional pero no son replicables en un sitio web. Que cada trabajador conozca el organigrama y los objetivos de la institución, que tome conocimiento de la evaluación anual sobre las metas cumplidas y lo que quedó pendiente para el siguiente año laboral, son parte de las informaciones contempladas en una comunicación organizacional para asegurarse que todo trabajador conozca su rol en la empresa. Pero no significa que la misma información será interesante y útil a los usuarios.

              Por ejemplo, Erin Kissane señala que la misión y visión de una institución no es el servicio que la institución presta a sus usuarios. Esa es información para quien trabaja en la empresa.  

              Más drástico es Jakob Nielsen cuando dice que “las declaraciones a menudo degeneran en las declaraciones de misión sin valor para sentirse bien, con verborrea y sin detalles”.

              Para solucionar este problema podemos crear una introducción que presente nuestra empresa y les indique a las personas lo que hacemos, tan sólo en tres o cuatro líneas, y sin que ese contenido sea el tema principal de nuestro sito.

              Al entender la naturaleza del visitante y los objetivos que quiere lograr al ingresar al portal, nos ayudará a identificar el contenido que debe crearse y el estilo que deberemos ocupar. Así podremos develar que probablemente no les interese saber toda la estructura orgánica ni los aspectos formales en los que se basan como unidad, sino simplemente saber a través de una breve introducción qué hace la unidad y estar animados en conocer los beneficios que entrega.

              No hay que pensar en publicar todo lo que se quiera. Debe publicarse lo necesario y útil para el lector, con un estilo adecuado, describiendo y ampliando en las ventajas para él.

             

            • b. Texto recargado

              Las sitios generalmente se crean con tecnología que permite establecer parámetros de diseño que entregan jerarquía al contenido.

              Elementos como títulos fueron predefinidos en su diseño para realzar el mensaje. Un administrador o equipo editorial entonces podrá seleccionar titulares principales y secundarios, u otros elementos como para destacar el contenido.

              Sin embargo, hay veces por ejemplo que en web se utilizan elementos como mayúsculas en párrafos y titulares que, combinados con otros elementos para resaltar, al final resultan engorroso: no cumplen su función de resaltar lo indispensable y entorpece la lectura.

              A fin de cuentas, lo que importa es hacer lo más sencillo posible la visita del usuario, y difícilmente se podrá con párrafos que estén repletos de elementos para destacarlo. 

              Por esa razón a veces será innecesario escribir con mayúsculas un subtítulo que ya están resaltado por el diseño predefinido en tamaño y color. Se recomienda que, si está trabajando en algún gestor de contenido como Drupal, Joomla, Wordpress, utilice los elementos predefinidos por el diseño para resaltar su contenido y escoja sólo el más indicado sin necesidad de combinarlos.

             

            • c. Páginas muy largas

              Algunas recomendaciones de escritura web señalan que un contenido escrito para nuestro sitio es la mitad de lo que escribiríamos para un texto impreso. Los contenidos en páginas web son concisos, a menos que se trata de un portal especializado. En nuestro caso, los portales de servicio de la Universidad deberían privilegiar los contenidos breves, entregando una pequeña descripción y anunciando los beneficios para su público. 

              Así también pasa con los titulares. Deben sintetizar la idea principal para que se comprende en cualquier contexto, incluir los conceptos claves y no ser más largo que 70 caracteres.

             

            • d. No hay un resumen que introduzca

              Existen introducciones que buscan guiar al lector al interior de la página. Son resúmenes que ayudan al usuario a evaluar si el contenido le será útil antes de ingresar.

              Mas, no se recomienda desgastarse en dar bienvenidas o indicar nuevos elementos que los usuarios no estarán interesados en leer. Ellos buscan respuestas, y mientras más se extienda un texto menor será el interés por ingresar al contenido.

              Estos elementos serán de vital importancia en casos como:

              • Vistas: muchos contenidos generan una vista contenido para presentarlo antes de ingresar a la página que aloja todo el contenido. En algunos casos el resumen es automático, como por ejemplo una noticia que genera una vista indicando el primer párrafo y la fotografía. También puede ser el mismo escritor quien crea una página intermedia, como el inicio de un portal, incorporando resúmenes, para indicarle al lector exactamente lo que encontrará al interior de la página.
              • Documentos y publicaciones: revistas, documentos y otros elementos que se alojan en los portales quedan a disponibilidad de los usuarios para que los descarguen. Pero entre tantos archivos suele ser imposible discriminar el contenido exacto que está en su interior. En este caso es prudente resumir o enumerar los contenidos que tendrá a su disposición el lector.
              • El resumen o introducción orienta al visitante en su rastreo para que les sea más fácil llegar al contenido que buscaban.

             

            • e. Frases innecesarias

              Existen palabras o frases que no aportan información, pero se les deja porque es parte de un protocolo ocupado en los documentos oficiales. Muchos textos son copias de informes creados para ser impresos, los que incluyen el nombre completo de la institución y otros apéndices que en la página web no es relevante.

              Hay que eliminar lo innecesario, y la manera más sencilla de identificar si una frase o inciso está sólo adornando el contenido es retirarla y leer nuevamente el texto. Si la idea se entiende significa que lo que eliminado realmente no aportaba al contenido. No es recomendable insistir en incluir el nombre de la institución en cada elemento que escribe, porque obviamente el contenido generado es parte de su portal. Además, a veces suele ser irrelevante en una información de servicio indicar el quién. Por ejemplo, es importante para la comunidad universitaria el conocer el calendario académico, pero no es relevante conocer en letras mayúsculas que es Tal Entidad es quién elabora el documento.

             

            • f. Álbum de fotos de la institución

              A veces se piensa que para mantener un buen clima organizacional es necesario presentar a cada integrante de la institución en un sitio web. El reconocimiento al trabajo de las personas entrega confianza y fortalece las relaciones laborales.

              Pero un sitio web dirigido al exterior no es una vitrina de la institución.

              En efecto, se ha señalado la importancia de incluir en un sitio web qué es la empresa, qué hace y qué ofrece a sus usuarios. Pero también se hemos revisado comentarios de expertos en usabilidad que indican que tan sólo es una presentación de nosotros, y no es lo más importante que ofrecemos en nuestro sitio.

              Y considerando que la fotografía también es un contenido, los sitios pueden  correr el riesgo de ser un collage o un álbum, con fotografías que recuerdan el resumen corporativo de las celebraciones de fin de año. Un registro como ése sólo resultará interesante para quienes trabajan en aquella entidad, pero no para todos los usuarios.

             

            • g. Redundancia del contenido

              Sobrecargar el portal de contenido puede ser una estrategia arriesgada. Hay veces en que un administrador estima que en un sitio web cabe todo tipo de contenido. En efecto, eso es correcto. Los portales tienen un alto potencial audiovisual que atrae a los usuarios, pero eso no implica que deba saturarse de elementos.

              Es innecesario, por ejemplo, incluir un texto escrito y uno de audio cuando entregan la misma información. Todo contenido posee cualidades que lo determinan para ser difundidos por un medio, y hay que estar consientes que sobrecargar una página sólo impedirá que el mensaje llegue con facilidad a nuestros visitantes.

              Además, no importa cuántos elementos y aplicaciones desarrollemos en el sitio, porque no aumentaremos la satisfacción del usuario si no mejoramos el contenido.

              La medida justa es tomar herramientas para que sumen al mensaje final, se complementen y no se cree una sobrecarga de información.

             

            • h. Documento impreso no es página web

              Los documentos de impresión, como por ejemplo los archivos PDF, están diseñados para ser impresos y tienen un estilo de escritura distinto al contenido en la web.

              Si bien hay veces en que se ocupan como documento adjunto, no están hechas para ser publicadas como páginas, no son su funcionalidad, además de no ser rastreadas por los buscadores.

              Según Jakob Nielsen, los usuarios se pierden dentro de archivos PDF, que suelen ser grandes manchas de textos lineales, que están optimizadas para la impresión y son desagradables de leer y navegar en línea. El PDF es bueno para la impresión, pero eso es todo.

              Ahora, si suponemos que el problema se soluciona en copiar la información de un PDF a una página HTML, tenemos que recordar las diferencias entre la escritura web y la escritura impresa. Un documento que posee información relevante para nuestros usuarios debe ser redactado nuevamente para una página web.

              En resumen, no debemos obligar a nuestro visitante a revisar la información en un archivo de impresión, porque simplemente rompe con las convenciones de usabilidad y coherencia del diseño de nuestros sitios. Y si copiamos sin editar el contenido, definitivamente no aportaremos a entregar un mensaje conciso y útil a la necesidad del usuario.  

              Archivos adjuntos

              En caso de tener que incluir archivos adjuntos con información complementaria y extensa  para que el usuario descargue, es aconsejable que se carguen en formato PDF. Los documentos pueden convertirse a ese formato para evitar las incompatibilidades de programas de oficina que los usuarios tengan instalados en sus computadores (distintas versiones por ejemplo de Microsoft Office y Open Office). Se recomienda cargar un documento en otro formato sólo cuando sea necesario, como en el caso de formularios en archivo Word.

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