a. Escribir como un informe

En nuestros sitios quizás notemos que al leer una página suena igual que un informe anual redactado para dar cuenta de lo que la institución ha hecho durante el periodo.

Otras veces el texto es idéntico a una resolución oficial que indica las razones de su creación, el funcionamiento y las áreas que abarca la unidad. Declaran sus objetivos, propuestas y explican sus funciones.

Sin embargo, las páginas de nuestros sitios no existen para copiar y pegar hojas de documentos, sino para ofrecer un servicio, indicar los beneficios, informar a nuestros visitantes y decirles qué hay para ellos en esa página.

Los informes o declaraciones son importantes en un contexto de cultura organizacional pero no son replicables en un sitio web. Que cada trabajador conozca el organigrama y los objetivos de la institución, que tome conocimiento de la evaluación anual sobre las metas cumplidas y lo que quedó pendiente para el siguiente año laboral, son parte de las informaciones contempladas en una comunicación organizacional para asegurarse que todo trabajador conozca su rol en la empresa. Pero no significa que la misma información será interesante y útil a los usuarios.

Por ejemplo, Erin Kissane señala que la misión y visión de una institución no es el servicio que la institución presta a sus usuarios. Esa es información para quien trabaja en la empresa.  

Más drástico es Jakob Nielsen cuando dice que “las declaraciones a menudo degeneran en las declaraciones de misión sin valor para sentirse bien, con verborrea y sin detalles”.

Para solucionar este problema podemos crear una introducción que presente nuestra empresa y les indique a las personas lo que hacemos, tan sólo en tres o cuatro líneas, y sin que ese contenido sea el tema principal de nuestro sito.

Al entender la naturaleza del visitante y los objetivos que quiere lograr al ingresar al portal, nos ayudará a identificar el contenido que debe crearse y el estilo que deberemos ocupar. Así podremos develar que probablemente no les interese saber toda la estructura orgánica ni los aspectos formales en los que se basan como unidad, sino simplemente saber a través de una breve introducción qué hace la unidad y estar animados en conocer los beneficios que entrega.

No hay que pensar en publicar todo lo que se quiera. Debe publicarse lo necesario y útil para el lector, con un estilo adecuado, describiendo y ampliando en las ventajas para él.