c. Ejecutar

En esta etapa se concretarán las evaluaciones y planificaciones sobre el contenido. Significa que los esfuerzos deben centrarse en el ciclo de vida del contenido que incluye, de manera general, la recolección de datos, la redacción, la publicación y la administración del contenido. Para hacerlo, necesitaremos alguna metodología que nos permita agilizar nuestro flujo de trabajo.

El flujo de trabajo de un administrador o equipo editorial considera las fases del ciclo de vida de un contenido, desde que se crea hasta su mantención. Una correcta sistematización del trabajo podría favorecer en la creación del contenido

Cómo solventar la creación de contenido

Según Erin Kissane existen tres formas de sustentar la creación del contenido. Y cada uno posee sus ventajas y desventajas.

Una forma pasa por la creación a través de los expertos relacionados directamente con la fuente de información. Es una voz autorizada, con pleno dominio del tema que debe publicarse. Conocen la materia y tienen la experiencia plena sobre la organización, pero que por su falta de proximidad con la redacción web pueden caer en un desarrollo de contenido más cercano a un informe técnico que un texto para el sitio, impidiendo trasmitir el conocimiento adecuadamente a la audiencia. Además, por su misma responsabilidad en otras áreas suelen estar ocupados para dedicarse a la gestión del contenido.

Otra manera es que exista un encargado, el administrador, con posibilidad de contar con un equipo editorial. Este podrá organizar el trabajo para recolectar, crear, publicar y mantener el sitio. Ellos están cien por ciento dedicados a la administración del sitio y el contenido, pero necesitan contar con canales de comunicación interno adecuados. Ellos son los canalizadores del conocimiento de los expertos o de las informaciones de la organización, y para eso deben implementase con una planificación adecuada. No basta con recibir una información y copiarla al portal, porque incluso por su naturaleza es posible que aquel contenido no esté dirigido adecuadamente a la audiencia a la que se dirige el portal.

Una última manera de sustentar la creación del contenido es replicar información de otros sitios. Una cuidadosa selección de otros contenidos de portales agiliza la información adecuada para los objetivos de la organización. Los riesgos son que el portal sólo se mantenga de otras actualizaciones, y se publiquen sin contar con un filtro. Filtro que sólo se puede determinar con los objetivos que se quiere del portal y tener la claridad de quiénes lo visitan.

Como lo hemos visto con anterioridad, se recomienda que los sitios relacionados a la Universidad tengan por lo menos un administrador que sea un puente entre los expertos y el contenido que se creará.

1° fase del flujo de trabajo: Recolección de datos

En la primera fase del flujo de trabajo está la recolección de datos o el abastecimiento.

Una planificación debe considerar los métodos por los cuales se recolectan los datos. En la cultura organizacional de la Universidad, gran parte de las informaciones son internas. Desde los  portales de Vicerrectorías hasta los sitios de actividades, entregan aquellas informaciones que les son propias, que se generan desde su interior. En ellos, los mecanismos de  recolección ayudan a reunir la información procedente de los expertos en la materia.

Un plan de abastecimiento puede contar con Plantillas de Contenido que ayuden a recolectar la información, para que luego el redactor pueda crear el contenido. Si no fuesen útiles, deberá plantearse la mejor manera de producir el contenido.

Por ejemplo, si existe una nueva información que un departamento ha publicado en un formato PDF, el administrador o equipo editorial deberá depurar el contenido y seleccionar qué información es relevante de informar en el sitio. No todo el documento, con evidentes características de un informe corporativo, será útil para los usuarios. Conociendo el perfil del público a quien se dirige, un redactor puede sintetizar la información y orientarlo con un lenguaje centrado en su público visitante.

2° fase del flujo de trabajo: Redacción

¿Quiénes serán los redactores de los contenidos? Los expertos podrán ser una fuente relevante que incluso pueden redactar. También existen los encargados de crear los informes corporativos, textos que muchas veces son copiados al portal sin siquiera editarlos. Están las actualizaciones  de noticia y también los contenidos administrativos. Lo imperante es poder gestionar todo ese contenido. No basta con que un administrador reciba un texto con la misión de publicarlo sin ser revisado por él o un equipo editorial. Cualquiera sea la institución, debe empoderar al administrador o equipo de gestionar el portal, porque ellos serán en definitiva los que obrarán para que el resultado y objetivo del sitio se cumpla.

La planificación no puede ser entonces recibir información y publicar. Al contrario, después de recolectar cada informe, documento, mensaje que quiera introducirse deberá ser editado por un encargado en contenido. Es bueno que exista este filtro en edición web. La escritura en Internet también responde a un ideal, y serán los encargados del sitio los que velen por un contenido de calidad.

3° fase del flujo de trabajo: Publicar y administrar

Luego de implementar un sencillo proceso de edición, respaldado por la evaluación de un buen contenido descrito con anterioridad, será el momento de publicar. El proceso es sencillo: insertar el texto y las imágenes. Con un adecuado título que sintetice la idea principal ya se puede dar por finalizada esta etapa.

Lo que finalmente queda es la mantención del portal. Esto es agregar nuevos contenidos y  continuar con un plan de revisión. Quizás muchos textos estén alojados en páginas permanentes. Pero la información en algún momento necesitará una actualización y deberá evaluarse su eliminación o modificación.

Una página que incluya una actividad en una fecha específica, es posible que expire. Si no se toma en consideración que ese tipo de contenido debe eliminarse, es porque no se ha asumido aún la importancia de administrar el contenido del sitio.

El contenido debe ser cuidado. Al final, ese es el elemento principal del portal para cumplir con los objetivos de la institución. No debe dejar que se acumule cuando caduque, ni descuidarlo cuando no es útil.