5. Creación del Contenido

En los capítulos anteriores se examinaron las formas para evaluar un buen contenido y el considerar las necesidades del usuario antes de publicar. Ahora es momento de comprender las distintas etapas en el proceso de creación del contenido y su administración.

A algunos les parecerá que basta con redactar y publicar una página para completar el ciclo de creación del contenido. El sitio se comienza a llenar de información y se crea la sensación de estar actualizando adecuadamente las páginas. Sin embrago, en esta sección de se examinará un camino metódico y sistemático que podría beneficiar a las unidades que no cuenten con un plan de gestión de contenidos.      

Una forma sencilla y completa para la creación del contenido es tener una metodología base que se divida en distintas etapas como la evaluación, planificación y flujo de trabajo.

Estas etapas son un ejercicio básico que nos permitirá administrar el contenido a través de su ciclo de vida, proceso que contempla la recolección de las informaciones, la redacción y edición y, finalmente, la mantención de los contenidos que tenemos y los que nos falta por crear.

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  • “Tienes 5 segundos” es un libro escrito por Juan Carlos Camus, periodista y co-autor de las dos ediciones de la Guía para el Desarrollo de Sitios Web del Gobierno de Chile. El libro trata sobre la gestión del contenido desde la creación de contenidos digitales; la manera de organizarlos para ser presentados mediante sitios web; la usabilidad que facilita el acceso a ellos y, finalmente, la experiencia que vive el usuario que los visita y utiliza. El libro puede ser descargado gratuitamente en formato PDF y cuenta con licencia Creative Commons.

 

  • a. Evaluar

    Para empezar, lo recomendable es una auditoría del contenido del sitio. Esto es especialmente útil cuando se planea la migración del contenido a un nuevo sitio, o cuando se hace un inventario de los contenidos que se tienen.

    Si bien requiere una gran cuota de paciencia, será útil para determinar cuánto contenido se alberga en el sitio, su calidad y las posibles determinaciones de modificarlo o eliminarlo.

    La auditoría es útil para determinar qué tipo de contenido tenemos. Muchos sitios relacionados con la universidad contienen una densa descripción de la organización y el quehacer de la institución, idéntico al que se expone en un informe corporativo. Pero en el mismo sitio también conviven noticias, informaciones de servicio, anuncios, actividades, documentos y más. Una buena auditoría podría identificar entonces las deficiencias que puedan tener algunas de nuestras páginas.

    Una mirada analítica sobre el sitio será determinante para reconocer las falencias. No existe una regla general. Dependerá siempre en gran medida de la autocrítica.  Incluso con distintas herramientas de medición, sea el tráfico de visitantes e una prueba de usabilidad, entregarán datos interpretables según las características del sitio.

    Inventario y auditoría de contenido

    Es probable que muchas veces se haya ingresado un contenido cuya vida útil correspondía a un periodo con fecha de término y nunca fueron eliminados. Estas páginas se van acumulando y muchas veces son un tropiezo para los usuarios que llegan a esas informaciones a través de los buscadores.

    El inventario será el proceso de crear una tabla que incluya el nombre de la página, la URL, el tipo de contenido y quién es el responsable de su creación.

    Una vez terminado el inventario, es decir, después de haber creado un mapa detallado del todo el contenido alojado en el sitio, es momento de auditarlo cualitativamente para evaluar su calidad.

    Este trabajo de evaluación implica entonces someter al contenido bajo la mirada de calidad para reconocer si es útil, apropiado, conciso y esté centrado en el usuario. Y además deberá tener siempre presente cuáles son las características y necesidades de su visitante.

    Al revisar cada página podrá determinarse si es necesario mantener, modificar o añadir nuevo contenido.

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  • b. Planificar

    La evaluación nos permitirá conocer cuáles son los contenidos que deben crearse, modificarse o eliminarse. La planificación ayudará a crear una estructura para el desarrollo del contenido.

    Hay que tener plena seguridad que una correcta directriz de acción podrá sistematizar la administración del sitio, permitiendo una coherencia entre los contenidos, reduciendo los esfuerzos y aumentando la su calidad final.

    Equipo editorial en la administración de un sitio

    Quizás el punto de partida de un sitio es definir los objetivos y metas a alcanzar, porque de ello dependerán de los esfuerzos y recursos humanos que tendremos que destinar para lograrlo. La formación de un equipo editorial o la asignación de un administrador del contenido dependerán justamente de esos objetivos que se haya planteado el proyecto web.

    Mientras algunos desean actualizar con noticias relacionadas a una actividad, otro sitio estará informando a la comunidad universitaria sobre servicios internos, pero a lo menos una persona deberá estar encargándose de la administración del contenido.

    Es importante considerar el recurso humano que necesita la administración del contenido. Si una institución ha tomado la determinación de tener un sitio no bastará con su desarrollo y posterior ingreso de información.

    Las ventajas de operar con un equipo editorial o al menos un administrador dedicado al sitio, será lograr una correcta conexión con su visitante y que las páginas creadas no sean un esfuerzo infructuoso al no tener un contenido útil.    

    Calendario editorial

    Un elemento útil que debería considerarse para la planificación del contenido es un calendario editorial. Esto será útil para aquellos sitios que generan información de manera constante. Se debe guiar un proceso que sistematice los pasos de recolección, creación, edición, publicación y mantención del contenido, fijando días específicos. Si una entidad cuenta con la disposición de más de un redactor, será eficaz contar con este calendario para conocer las actividades que deben cubrirse, o las informaciones que deberán elaborarse en la semana.

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  • c. Ejecutar

    En esta etapa se concretarán las evaluaciones y planificaciones sobre el contenido. Significa que los esfuerzos deben centrarse en el ciclo de vida del contenido que incluye, de manera general, la recolección de datos, la redacción, la publicación y la administración del contenido. Para hacerlo, necesitaremos alguna metodología que nos permita agilizar nuestro flujo de trabajo.

    El flujo de trabajo de un administrador o equipo editorial considera las fases del ciclo de vida de un contenido, desde que se crea hasta su mantención. Una correcta sistematización del trabajo podría favorecer en la creación del contenido

    Cómo solventar la creación de contenido

    Según Erin Kissane existen tres formas de sustentar la creación del contenido. Y cada uno posee sus ventajas y desventajas.

    Una forma pasa por la creación a través de los expertos relacionados directamente con la fuente de información. Es una voz autorizada, con pleno dominio del tema que debe publicarse. Conocen la materia y tienen la experiencia plena sobre la organización, pero que por su falta de proximidad con la redacción web pueden caer en un desarrollo de contenido más cercano a un informe técnico que un texto para el sitio, impidiendo trasmitir el conocimiento adecuadamente a la audiencia. Además, por su misma responsabilidad en otras áreas suelen estar ocupados para dedicarse a la gestión del contenido.

    Otra manera es que exista un encargado, el administrador, con posibilidad de contar con un equipo editorial. Este podrá organizar el trabajo para recolectar, crear, publicar y mantener el sitio. Ellos están cien por ciento dedicados a la administración del sitio y el contenido, pero necesitan contar con canales de comunicación interno adecuados. Ellos son los canalizadores del conocimiento de los expertos o de las informaciones de la organización, y para eso deben implementase con una planificación adecuada. No basta con recibir una información y copiarla al portal, porque incluso por su naturaleza es posible que aquel contenido no esté dirigido adecuadamente a la audiencia a la que se dirige el portal.

    Una última manera de sustentar la creación del contenido es replicar información de otros sitios. Una cuidadosa selección de otros contenidos de portales agiliza la información adecuada para los objetivos de la organización. Los riesgos son que el portal sólo se mantenga de otras actualizaciones, y se publiquen sin contar con un filtro. Filtro que sólo se puede determinar con los objetivos que se quiere del portal y tener la claridad de quiénes lo visitan.

    Como lo hemos visto con anterioridad, se recomienda que los sitios relacionados a la Universidad tengan por lo menos un administrador que sea un puente entre los expertos y el contenido que se creará.

    1° fase del flujo de trabajo: Recolección de datos

    En la primera fase del flujo de trabajo está la recolección de datos o el abastecimiento.

    Una planificación debe considerar los métodos por los cuales se recolectan los datos. En la cultura organizacional de la Universidad, gran parte de las informaciones son internas. Desde los  portales de Vicerrectorías hasta los sitios de actividades, entregan aquellas informaciones que les son propias, que se generan desde su interior. En ellos, los mecanismos de  recolección ayudan a reunir la información procedente de los expertos en la materia.

    Un plan de abastecimiento puede contar con Plantillas de Contenido que ayuden a recolectar la información, para que luego el redactor pueda crear el contenido. Si no fuesen útiles, deberá plantearse la mejor manera de producir el contenido.

    Por ejemplo, si existe una nueva información que un departamento ha publicado en un formato PDF, el administrador o equipo editorial deberá depurar el contenido y seleccionar qué información es relevante de informar en el sitio. No todo el documento, con evidentes características de un informe corporativo, será útil para los usuarios. Conociendo el perfil del público a quien se dirige, un redactor puede sintetizar la información y orientarlo con un lenguaje centrado en su público visitante.

    2° fase del flujo de trabajo: Redacción

    ¿Quiénes serán los redactores de los contenidos? Los expertos podrán ser una fuente relevante que incluso pueden redactar. También existen los encargados de crear los informes corporativos, textos que muchas veces son copiados al portal sin siquiera editarlos. Están las actualizaciones  de noticia y también los contenidos administrativos. Lo imperante es poder gestionar todo ese contenido. No basta con que un administrador reciba un texto con la misión de publicarlo sin ser revisado por él o un equipo editorial. Cualquiera sea la institución, debe empoderar al administrador o equipo de gestionar el portal, porque ellos serán en definitiva los que obrarán para que el resultado y objetivo del sitio se cumpla.

    La planificación no puede ser entonces recibir información y publicar. Al contrario, después de recolectar cada informe, documento, mensaje que quiera introducirse deberá ser editado por un encargado en contenido. Es bueno que exista este filtro en edición web. La escritura en Internet también responde a un ideal, y serán los encargados del sitio los que velen por un contenido de calidad.

    3° fase del flujo de trabajo: Publicar y administrar

    Luego de implementar un sencillo proceso de edición, respaldado por la evaluación de un buen contenido descrito con anterioridad, será el momento de publicar. El proceso es sencillo: insertar el texto y las imágenes. Con un adecuado título que sintetice la idea principal ya se puede dar por finalizada esta etapa.

    Lo que finalmente queda es la mantención del portal. Esto es agregar nuevos contenidos y  continuar con un plan de revisión. Quizás muchos textos estén alojados en páginas permanentes. Pero la información en algún momento necesitará una actualización y deberá evaluarse su eliminación o modificación.

    Una página que incluya una actividad en una fecha específica, es posible que expire. Si no se toma en consideración que ese tipo de contenido debe eliminarse, es porque no se ha asumido aún la importancia de administrar el contenido del sitio.

    El contenido debe ser cuidado. Al final, ese es el elemento principal del portal para cumplir con los objetivos de la institución. No debe dejar que se acumule cuando caduque, ni descuidarlo cuando no es útil.